Close Empire

Návod Close Empire

7 způsobů, jak zautomatizovat firmu pomocí AI

Praktický průvodce pro majitele a manažery. Každá kapitola: co automatizovat, jak na to a kolik času to typicky ušetří.

Kapitola 1

Zpracování poptávek a leadů

Každá poptávka z webu, e-mailu nebo telefonu skončí na jednom místě – roztříděná, obohacená a přiřazená správnému člověku do minuty.

  1. 1Sjednoťte vstupy: webový formulář, sdílená schránka a přepis hovorů do jedné fronty.
  2. 2AI vytáhne z textu firmu, požadavek, termín a rozpočet a doplní kartu v CRM.
  3. 3Pravidla přiřadí lead obchodníkovi podle regionu nebo produktu.
  4. 4Do 5 minut odejde vyžádaná odpověď (potvrzení přijetí), nikoli reklama.
Nástroje: Formulář → automatizační nástroj (Make/n8n) → AI model → CRM
Typicky 3–6 h týdně na obchodníka
Kapitola 2

Follow-up bez zapomínání

Rychlost reakce rozhoduje. Automatizace hlídá, aby žádná rozjednaná konverzace neusnula.

  1. 1Po schůzce AI navrhne shrnutí a follow-up e-mail, obchodník jen schválí.
  2. 2Když klient 3 dny neodpoví, vznikne úkol – ne automatický spam.
  3. 3Marketingové sekvence posílejte jen kontaktům s potvrzeným souhlasem.
  4. 4Každá zpráva obsahuje jasnou identifikaci odesílatele a odhlášení.
Nástroje: CRM úkoly + AI asistent v e-mailu
o 30–50 % rychlejší odezva
Kapitola 3

Interní směrování úkolů

Požadavky od kolegů a zákazníků se samy dostanou ke správnému týmu se všemi podklady.

  1. 1AI klasifikuje příchozí požadavek (fakturace, technika, obchod).
  2. 2Doplní prioritu a termín podle SLA.
  3. 3Vytvoří úkol v nástroji týmu (Asana, ClickUp, Jira) s odkazem na zdroj.
  4. 4Eskalace při překročení termínu.
Nástroje: Sdílená schránka / Slack → AI klasifikace → projektový nástroj
2–4 h týdně na vedoucího týmu
Kapitola 4

Vytěžování dokumentů a dat

Faktury, objednávky, dodací listy a smlouvy převedete na strukturovaná data bez přepisování.

  1. 1Dokumenty chodí do jedné složky nebo e-mailu.
  2. 2AI vytáhne dodavatele, částky, IČO, data splatnosti a položky.
  3. 3Kontrolní pravidla upozorní na nesrovnalosti, člověk schvaluje výjimky.
  4. 4Data se zapíšou do účetnictví nebo ERP.
Nástroje: OCR + AI extrakce → validace → účetní systém
až 80 % času na ruční přepis
Kapitola 5

Zápisy z porad a akční body

Z každé schůzky zůstane přehledný zápis, rozhodnutí a úkoly s vlastníky.

  1. 1Nahrávání se souhlasem účastníků.
  2. 2AI vytvoří shrnutí, rozhodnutí a seznam úkolů.
  3. 3Úkoly se založí v nástroji týmu s termíny.
  4. 4Shrnutí se uloží ke klientovi v CRM.
Nástroje: Meeting asistent → AI shrnutí → úkoly + CRM
20–30 min na každou poradu
Kapitola 6

Reporting a upozornění

Místo ručního skládání tabulek dostanete každé pondělí jasný přehled a upozornění na odchylky.

  1. 1Napojte zdroje: CRM, účetnictví, e-shop, reklamní účty.
  2. 2Definujte 5–7 klíčových metrik.
  3. 3AI napíše komentář k vývoji a navrhne další krok.
  4. 4Okamžitá upozornění při poklesu nebo anomálii.
Nástroje: Datové konektory → tabulka/BI → AI komentář → e-mail/Slack
3–5 h měsíčně na manažera
Kapitola 7

Zákaznická podpora a FAQ

Odpovědi na opakované dotazy během vteřin, složité případy jdou rovnou na člověka.

  1. 1Sepište znalostní bázi z existujících odpovědí.
  2. 2AI asistent odpovídá na webu i v e-mailu jen z ověřených zdrojů.
  3. 3Nejistá odpověď = předání kolegovi s kontextem.
  4. 4Měřte spokojenost a doplňujte mezery v bázi.
Nástroje: Znalostní báze → AI asistent → helpdesk
30–60 % dotazů vyřešeno bez čekání

Nevíte, kde začít?

Na bezplatné konzultaci projdeme vaše procesy a navrhneme první automatizaci.

Chci bezplatně zjistit, co automatizovat